Tariffa valida fino a fine mese: quale data determina il prezzo?

“Valida fino a fine mese” non basta a stabilire se una tariffa si applica alla tua spedizione. Devi sapere a quale evento si riferisce la data. Inviare una richiesta o inserire una prenotazione prima di mezzanotte potrebbe non soddisfare le condizioni del preventivo.

Prima di comunicare il prezzo al cliente, collega la validità a un evento, a una tratta e a una versione del programma precisi. Tieni distinti disponibilità di spazio, attrezzatura e scadenze documentali.

Identifica prodotto e documenti

Annota riferimento dell'offerta, data di emissione, prodotto o tipo di contratto e condizioni applicabili. Non presumere che prodotti spot e contrattuali della stessa compagnia funzionino allo stesso modo.

Un esempio specifico: la guida Quick Quotes di Hapag-Lloyd distingue validità dell'offerta e possibili variazioni dei supplementi. Non è una regola per qualsiasi preventivo. Serve una risposta collegata al tuo riferimento.

Conserva conferma del prezzo e allegati insieme. La schermata di un singolo importo senza itinerario, attrezzatura e condizioni non risolve una successiva differenza.

Chiedi l'evento oltre alla data

Questi sono punti da verificare, non regole tariffarie universali. Il documento applicabile deve stabilire quale evento conta.

Quando pertinente, chiedi anche ora limite e fuso orario. Una data priva di riferimento temporale può essere interpretata diversamente da uffici in paesi differenti.

Esempio ipotetico a cavallo del mese

Solo per esercizio, supponiamo che l'offerta scada il 30 settembre, il booking sia stato confermato il 27, la partenza originale fosse il 30 e l'aggiornamento indichi il 2 ottobre. Queste date, da sole, non determinano il prezzo applicabile.

Chiedi se la condizione riguarda la conferma, il programma originale, quello aggiornato o un evento effettivo. Registra inoltre se la modifica proviene dalla compagnia o da una richiesta del cliente e come viene trattata tale differenza.

Conserva entrambe le versioni e la risposta scritta prima di modificare il prezzo registrato. Sarà più semplice controllare la fattura senza ricostruire tutta la corrispondenza.

Verifica separatamente nolo base e costi aggiuntivi

La domanda “il prezzo è fisso?” deve indicare le voci interessate. Controlla nolo base, supplementi, tratta terrestre e prestazioni ordinate successivamente. Aggiungi la regola di conversione valutaria quando pertinente.

Non promettere un totale invariabile se la conferma copre soltanto una parte. Mostra le voci definite accanto a quelle ancora da quotare o dipendenti da eventi futuri.

Dopo una modifica ricontrolla l'operazione

Verifica partenza, attrezzatura, itinerario, data di merce pronta e scadenze SI, VGM e ingresso in terminal. Sono accordi operativi distinti. Una tariffa valida non dimostra che il magazzino possa caricare in tempo o che il booking sia stato accettato.

Se il vecchio preventivo non corrisponde più al piano, chiedi una nuova versione e conferma se la prenotazione esistente resta attiva. Prima di creare un secondo impegno solo per conoscere un prezzo alternativo, chiarisci se la richiesta è non vincolante.

Controlli per confermare il prezzo

Messaggio da copiare

Confermate la validità dell'offerta [riferimento] per il booking [riferimento]. L'offerta scade il [data]. Il piano originale era [data, porto, viaggio]; quello attuale è [data, porto, viaggio]. Quale evento e versione del programma determinano la tariffa? Indicate la condizione applicabile, l'effetto sulle singole voci e se il booking esistente resta attivo. Servono conferme separate di prezzo e disponibilità.