Erster Seefrachtimport: Was vor der Bestellung zu klären ist

Klären Sie vor der Bezahlung Ihrer ersten Bestellung drei Punkte: Darf die Ware auf den Zielmarkt gebracht werden, an welchem Ort gehen die Aufgaben rund um die Lieferung auf Sie über und was kostet der gesamte Weg bis zu Ihrem Lager? „Seefracht inklusive“ beantwortet diese Fragen nicht. Beziehen Sie einen Spediteur vor dem Einkauf ein, solange Verpackung, Lieferbedingungen und Bereitstellungstermin noch angepasst werden können.

Dieser Artikel beschreibt die Organisation eines gewöhnlichen Seefrachtimports. Der Abschnitt zu Zollformalitäten bezieht sich auf die Einfuhr in die Europäische Union. Für Waren mit besonderen Anforderungen, etwa Lebensmittel, Chemikalien oder Produkte mit vorgeschriebener Konformitätsbewertung, ist eine gesonderte Prüfung notwendig. Die deutsche Sprachfassung ändert den Geltungsbereich nicht.

Beginnen Sie bei der Ware, nicht beim Hafen

Bitten Sie den Lieferanten um eine genaue Produktbeschreibung, Verwendungszweck, Zusammensetzung oder Material, Ursprungsland und Verpackungsspezifikation. „Teile“ ist für ein Frachtangebot und eine zollrechtliche Prüfung zu ungenau. Klären Sie, ob Batterien, Flüssigkeiten, Aerosole oder andere Bestandteile eine zusätzliche transportbezogene Bewertung erfordern. Die Handelsbezeichnung allein reicht für eine Einstufung nicht aus.

Lassen Sie vor der Bestellung die zolltarifliche Einreihung, Ursprungsnachweise und Produktanforderungen durch die zuständige Fachperson prüfen. Benennen Sie bei einer EU-Einfuhr den Importeur und klären Sie, ob eine EORI-Nummer benötigt wird. EORI steht für Economic Operators Registration and Identification und dient der Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten. Die Nummer belegt weder die Produktkonformität noch ersetzt sie warenspezifische Genehmigungen.

Vereinbaren Sie auch, wer die Unterlagen des Lieferanten prüft. Ein Zollvertreter übernimmt die vereinbarten Zollaufgaben; damit gehen nicht automatisch sämtliche produktbezogenen Pflichten des Importeurs auf ihn über. Hängt eine Antwort von Zusammensetzung oder Verwendung ab, ergänzen Sie diese Angaben vor der Auftragsbestätigung.

Benennen Sie den Lieferort im Auftrag

Vereinbaren Sie eine Incoterms®-Regel einschließlich benannten Ortes und Ausgabe, beispielsweise Incoterms® 2020. Halten Sie Verkäuferaufgaben, Käuferaufgaben, Kostenverteilung und Gefahrübergang getrennt fest. Bezahlt der Lieferant die Fracht, trägt er deshalb nicht automatisch das Risiko bis zu Ihrem Lager.

Die Kürzel EXW, FCA oder FOB allein genügen nicht. Fragen Sie nach Abholung im Werk, Verladung auf das Abholfahrzeug, Ausfuhrformalitäten und Anlieferung am vereinbarten Ort. Prüfen Sie bei Containern, ob die gewählte Regel zur tatsächlichen Übergabe an den Frachtführer passt. Ein eigener Blogartikel vergleicht diese Regeln ausführlicher.

Klären Sie außerdem die Zahlungsbedingungen für die Ware, die Art des Transportdokuments und dessen Bereitstellung. Das sind drei miteinander verbundene, aber eigenständige Entscheidungen. Leiten Sie die vorgesehenen Vereinbarungen an den Spediteur weiter, bevor der Lieferant die Dokumente erstellt.

Übermitteln Sie Daten für eine eindeutig bestimmte Sendung

Nennen Sie Abholadresse, Anschrift des Ziellagers, bereits ausgewählte Häfen, Lieferregel und Bereitstellungstermin. Geben Sie je Verpackungsgruppe Stückzahl, Länge, Breite, Höhe und Bruttomasse pro Einheit an. Paletten, Kisten und überstehende Teile müssen in den Maßen enthalten sein. Beschreiben Sie Stapelbarkeit und zulässige Ausrichtung.

Damit kann der Spediteur FCL, Full Container Load beziehungsweise Vollcontainer, mit LCL, Less than Container Load beziehungsweise Sammelgut im gemeinsam genutzten Container, vergleichen. Entscheiden Sie nicht allein nach der Summe der Kubikmeter. Auch Umschläge, Bodenfläche, Verpackung, Termine und Kosten an beiden Enden der Strecke zählen.

Kennzeichnen Sie geschätzte Maße des Lieferanten als vorläufig. Verlangen Sie nach dem Verpacken eine Bestätigung. Eine veränderte Palettenhöhe kann die Stapelbarkeit und den Angebotsumfang beeinflussen, obwohl die Produktmenge gleich bleibt.

Erfassen Sie die gesamte Strecke und verteilen Sie Aufgaben

Trennen Sie im Angebot Abhol- und Ausfuhrkosten, Seefracht, Abfertigung im Zielhafen, vereinbarte Zolldienstleistungen und Landzustellung. Zölle, Steuern, Versicherung und ereignisabhängige Kosten können zusätzliche Vereinbarungen erfordern. Fragen Sie für jede Position nach Währung, Abrechnungseinheit, Gültigkeit und Ausschlüssen. Ein leeres Feld bedeutet nicht null Kosten.

Die Tabelle ist eine Gesprächshilfe, keine allgemeingültige vertragliche Aufgabenverteilung. Ergänzen Sie für jede Bestätigung eine verantwortliche Person oder Abteilung. Eine organisatorische Lücke entsteht leicht bei Aufgaben, die alle Beteiligten jeweils einem anderen zuordnen.

Planen Sie die Abholung vor der Schiffsankunft

Die erwartete Ankunft des Schiffes ist nicht der Liefertermin im Lager. Der Container muss gelöscht und zur Abholung bereitgestellt werden. Hinzu kommen erforderliche Freigaben und die Organisation des Landtransports. Prüfen Sie die Freitage für die betreffenden Gebühren und die Rückgabeanweisung für den Leercontainer anhand der konkreten Buchung.

Beispielsituation: Das Lager nimmt Lieferungen nur nach Avisierung an; die Person für die Dokumentenfreigabe ist in der Ankunftswoche im Urlaub. Eine Vertretung und frühzeitig übermittelte Dokumentenentwürfe können wichtiger sein als eine um einen Tag kürzere Seereise. Dies ist ein organisatorisches Beispiel, keine tatsächlich durchgeführte Sendung und keine Terminzusage.

Checkliste vor der ersten Bestellung

Formulieren Sie für jeden offenen Punkt eine konkrete Frage mit Zuständigkeit und Antwortfrist. Cargexo hilft bei der Prüfung der Ladungsanordnung und berechnet Gebühren anhand Ihrer Eingaben. Die Plattform bucht keine Fracht, übernimmt keine Zollabfertigung und genehmigt keine Produkteinfuhr.