Faktura za transport wyższa od oferty: jak wyjaśnić różnicę

Wyższa faktura nie wyjaśnia jeszcze przyczyny różnicy. Może zawierać inną ilość, dodatkową usługę, rozliczenie waluty, koszt zależny od czasu albo błąd. Zacznij od porównania danych, a nie od przypisywania winy.

Celem jest tabela, w której każda różnica ma pozycję, kwotę, podstawę i status wyjaśnienia. Tak przygotowaną sprawę łatwiej przekazać oferentowi, księgowości oraz osobie prowadzącej przesyłkę.

Upewnij się, że porównujesz te same zakresy

Zbierz zaakceptowaną wersję oferty, zlecenie, potwierdzenie bookingu, uzgodnione zmiany oraz fakturę z załącznikami. Sprawdź trasę, sprzęt, liczbę kontenerów i usługę końcową. Wstępna wycena innego wariantu nie jest właściwą podstawą porównania.

Ustal również, czy obie kwoty obejmują taki sam sposób prezentacji podatku i te same waluty. Nie traktuj sumy w jednej walucie jak bezpośrednio porównywalnej z sumą w drugiej. Zapisz źródło i zasadę zastosowanego przeliczenia.

Rozpisz fakturę wiersz po wierszu

Przy każdej pozycji porównaj opis usługi, miejsce, jednostkę, liczbę jednostek i stawkę. Jeżeli kody różnią się między ofertą a fakturą, poproś wystawcę o ich dopasowanie.

Oddziel różnicę ilościową od cenowej. Dwie identyczne kwoty mogą oznaczać różne podstawy naliczenia, a podobne nazwy usług mogą dotyczyć dwóch portów. Zaznacz też pozycje, które zgodnie z ofertą powinny znajdować się już w cenie zbiorczej.

Przykład z całkowicie fikcyjnymi kwotami

Poniższe kwoty są wyłącznie ćwiczeniem w jednej walucie. To nie taryfa ani informacja o cenach Cargexo. Wszystkie wiersze mają ten sam przyjęty sposób prezentacji podatku.

Obliczenie kontrolne: 1800 + 300 + 50 + 450 = 2600 EUR. Faktura: 1800 + 300 + 70 + 450 + 120 = 2740 EUR. Różnica wynosi 140 EUR.

Brak ceny oczekiwania w pierwotnym zestawieniu nie oznacza automatycznie, że usługa była bezpłatna ani że obciążenie jest uzasadnione. W tym przykładzie trzeba wyjaśnić dwie odrębne pozycje: 20 EUR dokumentacji i 120 EUR oczekiwania. Sama zgodność sumowania nie rozstrzyga zasadności kosztu.

Zgromadź dowody dotyczące konkretnej pozycji

Dla oczekiwania przydadzą się uzgodnione warunki oraz potwierdzone godziny przyjazdu, rozpoczęcia i zakończenia obsługi. Przy dodatkowym przeładunku sprawdź, kto zlecił usługę i jaki zakres wykonano. Przy zmianie dokumentów zachowaj dyspozycję i potwierdzenie kosztu.

Dla opłat kontenerowych zależnych od czasu potrzebne są właściwa taryfa, uzgodniony okres wolny oraz potwierdzenia zdarzeń. Kalkulator może sprawdzić rachunek na tych danych. Jego wynik nie potwierdza samodzielnie prawidłowości użytej taryfy ani odpowiedzialności za opłatę.

Nazwij pliki tak, aby odbiorca mógł połączyć je z wierszem tabeli. Przekazuj tylko dokumenty potrzebne do sprawy, bez niezwiązanych z nią danych innych kontrahentów.

Zgłoś różnicę właściwym kanałem

Sprawdź procedurę oraz terminy z umowy i instrukcji wystawcy. Nie zakładaj jednego globalnego terminu reklamacji ani automatycznego wstrzymania płatności po wysłaniu wiadomości.

Przykładowo Hapag-Lloyd ma narzędzie do zgłoszeń z uzasadnieniem i załącznikami oraz numerem sprawy. To procedura tego przewoźnika, nie kanał dla wszystkich faktur.

Poproś o wyjaśnienie lub właściwy dokument korygujący i zapisz numer sprawy. Uzgodnij z księgowością postępowanie dotyczące części spornej, pozostałej należności i terminu płatności zgodnie z właściwymi warunkami. Osobno sprawdź wpływ na planowaną obsługę przesyłki.

Kiedy można zamknąć sprawę

Odpowiedź „przekazano do działu” nie kończy wyjaśnienia. Każdy sporny wiersz powinien mieć wynik: uzasadniony z podstawą, skorygowany albo nadal otwarty z następnym krokiem.

Po otrzymaniu korekty porównaj ją z tabelą i sprawdź, czy została uwzględniona w rozliczeniu. Wnioski dotyczące brakującego zakresu przenieś do szablonu kolejnego zapytania ofertowego.

Checklista i zgłoszenie

Proszę wyjaśnić różnice między ofertą [numer, data] a fakturą [numer] dla przesyłki [referencja]. Załączam tabelę pozycji, kwot i dokumentów. Do sprawdzenia: [pozycja, kwota, konkretna rozbieżność]. Proszę wskazać podstawę, zastosowane jednostki i potwierdzenie wykonanej usługi albo wystawić odpowiednią korektę. Proszę o numer sprawy, przewidywany termin odpowiedzi oraz potwierdzenie dalszego postępowania rozliczeniowego według obowiązujących warunków.