THC, DOC, BAF i PSS: jak sprawdzić dopłaty w ofercie frachtu

Oferta z niskim frachtem podstawowym może zawierać kilka osobnych grup kosztów. Rozwinięcie skrótu pomaga zrozumieć pozycję, ale dopiero zakres, jednostka, waluta i warunek naliczenia pozwalają ją policzyć. Zanim zaakceptujesz transport, przepisz ofertę do jednej tabeli i oznacz miejsca wymagające odpowiedzi.

Ten poradnik służy czytaniu wyceny. Nie jest taryfą portu ani przewoźnika. Nie podaje aktualnych poziomów dopłat: te muszą wynikać z oferty i dokumentów właściwych dla konkretnej przesyłki.

Cztery skróty, od których zwykle zaczyna się rozmowa

THC dotyczy obsługi terminalowej, DOC dokumentacji, BAF korekty paliwowej, a PSS dopłaty sezonowej. Dostawcy stosują własne kody, więc opis usługi jest ważniejszy od samego skrótu.

Przy każdej pozycji poproś o rozwinięcie użyte przez wystawcę oferty. Nie dopasowuj podobnie brzmiących pozycji automatycznie. Obsługa terminalowa w porcie nadania i w porcie docelowym to dwa różne miejsca wykonania usługi. Dokumentacja eksportowa i wydanie dokumentu potrzebnego do odbioru również mogą mieć różny zakres.

Zapisz jednostkę, zanim zaczniesz sumować

Kwota bez jednostki nie tworzy jeszcze kompletnej pozycji. Sprawdź, czy dotyczy kontenera określonego typu, dokumentu, przesyłki, jednostki rozliczeniowej LCL albo innej podstawy wskazanej w ofercie. Przy kilku kontenerach ustal też liczbę dokumentów, zamiast zakładać, że odpowiada liczbie jednostek sprzętu.

Nie przeliczaj ceny „za dokument” przez liczbę kontenerów bez potwierdzenia. Nie mnoż też ceny za kontener przez dwie jednostki TEU tylko dlatego, że zamawiasz kontener czterdziestostopowy. Najpierw ustal podstawę zastosowanej taryfy.

Rozdziel koszty wliczone, osobne i warunkowe

Wliczona pozycja powinna mieć wskazane miejsce w cenie, np. w konkretnej stawce zbiorczej. Osobna wymaga dodania do budżetu. Warunkowa potrzebuje opisu zdarzenia, po którym może się pojawić.

Oznaczenie „all-in” warto rozpisać na zamkniętą listę usług oraz wyłączenia. Zadaj pytanie o dokumentację, terminale, odcinki lądowe i wydanie towaru. Nie dopisuj drugi raz dopłaty tylko dlatego, że widzisz ją w załączniku taryfowym: poproś o uzgodnienie załącznika z ofertą.

Podobnie brak pozycji nie dowodzi, że usługa jest bezpłatna. Może znajdować się poza zakresem, po stronie innego płatnika albo wymagać osobnej wyceny. W tabeli wpisz „do potwierdzenia”, zamiast ukrywać niewiadomą pod zerem.

Ustal, który dokument rozstrzyga rozbieżność

Zachowaj wersję oferty, załącznik kosztowy i pisemne odpowiedzi na pytania. Kiedy nazwy albo jednostki się różnią, poproś oferenta o jedną uzgodnioną wersję. Przeklejanie kwot z kilku wiadomości bez dat i numerów utrudnia późniejszą kontrolę faktury.

Sprawdź także, czy akceptacja dotyczy stawki podstawowej, całego zestawienia czy tylko dostępności danego rejsu. Okres ważności i zasada zmiany dopłat powinny być zapisane przy odpowiednich pozycjach. Sam termin końca oferty nie wyjaśnia wszystkich warunków naliczenia.

Jak przekazać budżet wewnątrz firmy

Przedstaw trzy części: sumę potwierdzoną w określonym zakresie, pozycje oczekujące na cenę i koszty zależne od przyszłych zdarzeń. Dodaj waluty i przyjęty wyłącznie do porównania kurs. Osoba zatwierdzająca zakup zobaczy wtedy, co rzeczywiście zostało uzgodnione.

Jeżeli planujesz użyć kalkulatora opłat za czas, najpierw zdobądź właściwą taryfę i daty zdarzeń. Kalkulator nie wyjaśni zakresu THC czy DOC i nie zastąpi pełnej wyceny. Opłaty za obsługę oraz koszty przetrzymania sprawdzaj w ich własnych kategoriach.

Checklista przed akceptacją

Wiadomość do skopiowania

Proszę o uzupełnienie oferty [numer, data] dla [trasa, sprzęt, liczba kontenerów]. Przy każdej dopłacie potrzebujemy opisu, miejsca wykonania usługi, jednostki, waluty i liczby naliczanych jednostek. Proszę oznaczyć pozycje wliczone w cenę zbiorczą, płatne osobno oraz zależne od zdarzenia. Proszę również wskazać wyłączenia, zasady przeliczenia walut i dokument określający ważność poszczególnych stawek. Na tej podstawie potwierdzimy zakres zamówienia.