Qué enviar al transitario para obtener una cotización útil

La oferta responde a los datos que facilitas. Si solo pides «transporte de palés desde China», el transitario tendrá que hacer suposiciones o volver con preguntas. La forma más rápida de obtener presupuestos comparables es describir una partida concreta, el servicio y las fechas en una sola solicitud. Importa más distinguir datos confirmados de estimaciones que usar vocabulario técnico.

Define dónde empieza y termina el servicio

Indica países y direcciones completas de recogida y entrega, con códigos postales. Los nombres de los puertos bastan únicamente si solicitas expresamente un servicio puerto–puerto. Si no sabes qué puerto elegir, facilita las direcciones y pide una propuesta de ruta. El puerto más cercano en el mapa no es necesariamente el adecuado.

Añade regla Incoterms®, lugar designado y edición. Explica qué operaciones organiza el proveedor y cuáles quieres contratar. Recoger en fábrica y empezar el transporte en la terminal de origen son alcances distintos, aunque el puerto de destino sea el mismo.

Especifica si necesitas despacho aduanero, seguro, cita, ventana horaria o medios adicionales de descarga. Que un servicio sea necesario no significa que esté incluido automáticamente.

Describe la unidad transportada, no solo el producto

Para cada grupo de embalajes indica cantidad, medidas exteriores y peso bruto por unidad, con sus unidades. Si das el peso total, identifícalo: «500 kg» puede corresponder a un palé o a toda la partida. Los bultos de tamaños distintos necesitan filas separadas.

Incluye palé, embalaje, asas y salientes en las medidas. Describe apilabilidad y cualquier carga superior o número de capas autorizado por la persona competente. «Delicado» no explica toda la restricción. Indica qué no puede colocarse encima y si se permite girar el bulto.

No omitas baterías, líquidos, productos químicos, requisitos térmicos o pesos especiales. Pueden modificar aceptación, equipo y ruta. Si desconoces la clasificación como mercancía peligrosa, indica que está pendiente y solicita documentación al proveedor. La falta de información no confirma que sea carga ordinaria.

Separa disponibilidad y entrega requerida

La fecha de disponibilidad significa que puede retirarse toda la partida embalada. La fecha de entrega requerida expresa la necesidad del destinatario. Facilita ambas para comprobar la viabilidad del plan. Añade un margen o intervalo si no necesitas un día exacto.

Aclara si consultas por una partida real, un presupuesto preliminar o envíos regulares. Una estimación con medidas provisionales no debe tratarse después como precio firme de una carga modificada. Pide que se indiquen hipótesis y condiciones de validez.

Solicitud incompleta y versión utilizable

Incompleta: «¿Cuánto cuestan 10 palés a Polonia? Mercancía el mes que viene». Faltan direcciones, medidas, peso, apilabilidad, descripción, condiciones de entrega y alcance. El número de palés no define el espacio ni las restricciones de transporte.

La plantilla siguiente utiliza datos ficticios para mostrar la estructura. No es una consulta real de un cliente ni una oferta. Completa direcciones y fechas antes de enviarla.

Solicito cotización marítima para una partida:
Recogida: [dirección completa, país, código postal]. Entrega: [dirección completa del almacén].
Regla: [Incoterms, lugar, edición]. Alcance: [desde–hasta, servicios aduaneros, requisitos adicionales].
Mercancía: [descripción precisa, material, uso]. Requisitos especiales: [datos confirmados o pendientes de evaluación].
Partida ilustrativa: 10 palés de 120 × 80 × 140 cm cada uno, incluido embalaje; 320 kg brutos por palé; 3200 kg brutos en total. No apilables. No inclinar.
Disponibilidad: [fecha]. Entrega requerida: [fecha o intervalo]. Almacén: [muelle, horario, cita].
Indicad ruta, supuestos de plazo, todos los cargos con monedas y unidades, validez, exclusiones, condiciones de modificación y días libres. Separad condiciones confirmadas de puntos pendientes.

El volumen del ejemplo es 10 × 1,20 × 0,80 × 1,40 = 13,44 m³, y el peso 10 × 320 = 3200 kg. Son magnitudes independientes. La imposibilidad de apilar añade una restricción de espacio; el volumen solo no determina el precio LCL ni la elección del contenedor.

Contrasta la respuesta con la solicitud

Señala tramos omitidos, medidas supuestas y condiciones de descarga. Pide aclaración de conceptos «según coste real» en vez de contarlos como cero. Envía los mismos datos a todos los proveedores que quieras comparar.

Confirma de nuevo los parámetros antes del booking. Si cambian, remite una versión nueva indicando las diferencias. Cargexo puede comprobar la distribución de los palés con esas medidas, pero su resultado no confirma precio, aceptación de la mercancía ni un diseño de sujeción.